COMO PROCEDER DURANTE A CONTRATAÇÃO, PERMANÊNCIA E DEMISSÃO DE UM TRABALHADOR?
O departamento de Recursos Humanos da empresa ao fazer o processo seletivo de trabalhadores, precisa ter acesso a uma grande quantidade de informações pessoais – e muitas delas sensíveis – tanto no momento da contratação como durante e após a sua saída do trabalhador.
Por esse motivo é muito importante que as empresas estejam atentas a normas trazidas a partir da Lei nº 13.709/2018. Ela deve ser aplicada antes mesmo da entrada desse profissional junto ao quadro de empregados.
BANCO DE DADOS
A empresa ao receber inúmeros currículos, já deve atentar-se como proceder com as informações nele contidas, bem como a forma de utilizar e o armazenamento.
Os documentos devem ser digitalizados e armazenados, através de programas de computador que deve ter um gestor responsável (da própria empresa ou terceirizado) que direcionara por especificidade. Uma vez dentro da armazenagem, os dados podem ser acessados pelos controladores por meio de redes de compartilhamento, que realizam uma ponte entre os bancos de dados. A base de dados é um conjunto de informações referentes a um determinado setor do conhecimento humano, está organizada por meio de programas de computador especialmente desenvolvidos para esta finalidade, e é suscetível de ser utilizada em várias aplicações.
Portanto, uma vez armazenado os dados em um sistema, ele passa a pertencer a um grupo de dados, onde somente podem serem usados com a autorização expressa do titular.
Antes da publicação de LGPD, o uso indiscriminado dos dados pessoas era comum, até mesmo a forma de descarte, que em muitos casos era depositado em lixo comum. Com a advento da LGPD, o titular dos dados uma vez fornecido para determinado controlador, esse fica responsável por eles, impossibilitando qualquer tipo de comercio, sob pena de incorrer em crime eletrônico.
ETAPA PRÉ-CONTRATUAL.
Ao iniciar o processo seletivo, entre empregador e o possível contratado já deve ocorrer a aplicação da LGPD. O currículo é preenchido com informações detalhadas sobre o candidato, como telefone, escolaridade, e-mail, cidade de origem, CPF e IP do computador. Todos os dados citados podem ser pedidos pelo recrutador.
No entanto, os dados sensíveis – aqueles que detalham a escolha política, a preferência religiosa e detalhes de saúde, por exemplo – ficam proibidos nesse momento inicial, uma vez que quando mal utilizados podem causar discriminação do candidato.
Portanto, as informações solicitadas devem serem limitadas exclusivamente a vaga pretendida e a execução do serviço. Além disso, o candidato deve dar ciência e aceita a termo que os dados serão usados futuramente caso seja contratado, evitando problemas de ordem jurídica para empresa.
Ainda, com a modernidade, o uso de entrevistas por vídeo conferencia está sendo comum para as empresas, essa pratica também deve ser feita com cautela. Ao iniciar uma entrevista por vídeo conferencia, o entrevistador deve comunicar ao entrevistado que a reunião poderá ser gravada ou não, a recomendação é que não seja gravada.
DURANTE O CONTRATO
Superado a primeira fase, recebimento do documento e as entrevistas, já com o funcionário empregado, essa segunda fase, a empresa passa a coletar novos dados, entre eles os de características sensíveis como: biometria, doenças existentes, detalhes salariais, dados bancários, quadro de saúde, entre outros.
O controlador dos dados pode ser uma pessoa colaborara da empresa ou um departamento terceirizado, desde que outras pessoas não tenham acesso livre às informações que dizem respeito ao titular, apenas o empregador.
É imprescindível que o empregado assine um termo de consentimento criado pela empresa para que seja assinado pelo dono dos dados, assim como o contrato de trabalho deve ser alterado para que haja a inclusão de aditivos que informem sobre a Lei.
PÓS CONTRATO
A Lei Geral de Proteção de Dados visa limitar o armazenamento prolongado desnecessário de dados e informações pessoais. Trata-se de uma das bases da lei. Para além disso, uma limitação muito explícita trazida pela LGPD, em relação ao armazenamento de dados, diz respeito a motivação desse armazenamento, a finalidade desse armazenamento.
Segundo a Lei, a motivação/finalidade do armazenamento deve ser minimamente apresentada quando da coleta do dado, ou seja, no momento da contratação, o empregador deve especificar no contrato o uso dos dados, e a utilização, bem como o descarte dos dados. Nesse sentido, pode-se armazenar até que essa finalidade tenha sido alcançada.
Art. 15. O término do tratamento de dados pessoais ocorrerá nas seguintes hipóteses:
I – verificação de que a finalidade foi alcançada ou de que os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes ao alcance da finalidade específica almejada;
Em outras palavras, o período de armazenamento dos dados deve respeitar a guarda dos documentos geralmente é feita até o último período prescricional que é a concretização da finalidade da coleta. Tudo isso deve ser previsto de maneira clara, objetiva e destacada antes da coleta do dado.
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