O programa de compliance pode ser entendido resumidamente como uma série de medidas que serão adotadas pela empresa para que ela passe a cumprir requisitos legais e normativas internas que terão como consequência a redução no índice de corrupção e desvios de conduta, além de um aumento na qualidade do ambiente de trabalho, que poderá se traduzir em aumento do rendimento empresarial.
Dessa forma, para que o programa de compliance obtenha o sucesso desejado, ele deve ser aplicado em todo o ambiente empresarial, abrangendo desde o mais elevado escalão dentro da organização ao funcionário mais simples, devendo ser observadas as particularidades de cada ambiente empresarial, tais como a sua localização geográfica, complexidade da estrutura hierárquica empresarial, segmento de negócios e até mesmo o seu tamanho, visando o melhor proveito das ações de compliance estabelecidas.
Ao contrário do que imaginam muitos empresários, o programa de compliance não deve se limitar apenas às grandes empresas, muito pelo contrário, os pequenos e médios empresários devem entender que tais políticas são fundamentais para que suas empresas presenciem o aumento da segurança jurídica, o controle de riscos e a melhoria da imagem da empresa perante o mercado e seus funcionários, através de princípios éticos e atitudes transparentes.
Sendo assim, diversas serão as ações que o pequeno e médio empresário poderá executar para que se obtenham os resultados desejados à nível de compliance.
Para a eficaz implementação do programa de compliance deve-se compreender que o pequeno e médio empreendedor terá algumas limitações para fazer a contratação de um programa de compliance nos mesmos parâmetros de empresas multinacionais, principalmente no que diz respeito ao aspecto financeiro, uma vez que estas dispõem de altos valores para executar essa tarefa. Porém, tal desafio não impossibilita a execução de um programa de compliance, tendo somente o empreendedor que adaptar o programa à sua realidade.
É importante ressaltar que, para a efetividade do programa, fundamental será a presença de todos os funcionários envolvidos no processo, de maneira a se adequar às normas estabelecidas, para que o procedimento se difunda por toda a organização.
O primeiro passo para a implementação do programa consiste no apoio da alta administração da organização para o desenvolvimento de parâmetros de ética e a cultura de compliance, que deverão ser seguidos por toda a organização, além de estruturar todo o programa, estabelecendo quem irá gerir as ações programadas. É imprescindível que os membros da alta administração estejam realmente envolvidos com o programa, pois eles servirão de exemplo para os demais funcionários da organização acerca de suas atitudes, devendo sempre demonstrar incentivos à transparência, participar de treinamentos, aderência às políticas, entre outras atitudes.
Outro ponto importante é identificar e avaliar os riscos a que a empresa está exposta, definindo assim o direcionamento que o programa terá, com o dimensionamento da probabilidade de ocorrência de cada um dos riscos identificados e o quanto eles poderão impactar nas atividades empresariais, para ponderar a respeito de quais riscos valerão a pena ser encarados para potencializar seu rendimento, buscando sempre minimizá-los.
É importante para qualquer programa sério de compliance que as ações e procedimentos implantados sejam todos documentados, garantindo assim o cumprimento por todos das normas estabelecidas, estendendo sua documentação aos fornecedores e terceiros que mantenham relação com a empresa, na medida de sua relação.
O documento principal a ser redigido no programa estabelecido é o Código de Conduta, que irá nortear as regras essenciais que deverão ser observadas por todos os agentes do programa, contendo os princípios, valores, diretrizes, obrigações e vedações de todo o ambiente profissional, abordando também assuntos como inclusão, diversidade e responsabilidade social, prevendo também sanções, canais de denúncia que deverão ser aplicados e fornecer informações sobre ética e valores. Tal documento deverá ter linguagem clara, aumentando assim sua compreensão por todos os funcionários da empresa.
Deve a empresa adotar também rígidos controles financeiros buscando definir parâmetros que deverão ser seguidos de maneira fidedigna nas operações realizadas pela empresa, evitando fraudes a todo o custo. Nesse momento é importante que os setores de contabilidade, controladoria, tesouraria e área fiscal trabalhem de maneira uniforme e harmônica, garantindo a eficiência dos controles fiscais. Uma alternativa para se buscar tal harmonia não só nos controles fiscais como em todo procedimento adotado na empresa é a implementação de constantes treinamentos a serem oferecidos pela empresa a todos os seus funcionários para que eles entendam seus papéis dentro do programa de compliance, devendo todos os treinamentos estar documentados, para uma possível auditoria sobre tais ações. Esses treinamentos devem focar também em lições de como criar um ambiente mais ético dentro da empresa, garantindo assim uma maior qualidade no ambiente de trabalho, além de formarem profissionais cada vez mais capacitados para a atuação empresarial.
O canal de denúncia que deverá ser estabelecido e incentivado a uso, além de servir para identificar violações ao código de conduta estabelecido no programa, deverá servir como ferramenta para coibir possíveis ações semelhantes que venham a trazer prejuízos para a empresa. Dessa forma, tais canais deverão ser de fácil acesso e garantir segurança ao denunciante, evitando futuras retaliações e incentivando seus funcionários a utilizarem, sendo necessária também uma investigação apurada das denúncias realizadas, mostrando vontade da empresa em ouvir e solucionar os problemas trazidos por seus funcionários.
Toda empresa inevitavelmente irá conviver e manter relações com outras pessoas jurídicas, sejam elas fornecedoras ou terceiros que mantêm relação comercial com a organização. Sendo assim, a due diligence surge como um importante instrumento de compliance. A due diligence consiste na avaliação dos parceiros empresariais para que a empresa não se envolva com parceiros que possam vir a fornecer riscos, manchando a imagem da empresa perante terceiros.
Além disso, a due diligence ganha importância à medida que com a edição da Lei nº 12.846/2013, a pessoa jurídica contratante poderá responder objetivamente aos atos lesivos à administração pública nacional ou estrangeira por ato cometido por terceiro, podendo ser penalizada administrativa ou civilmente. Dessa forma, é importante que a análise para contratação de terceiros seja realizada com observação proporcional ao risco que o terceiro possa trazer para o negócio.
Para que o programa de compliance obtenha sucesso é primordial que a empresa se envolva como um todo, para que estabeleça diretrizes e valores que serão seguidos de maneira uniforme por todos os membros da organização.
Para as pequenas e médias empresas o programa ganha importância à medida que uma empresa mais transparente ganha credibilidade para negociações comerciais, abrindo oportunidade para negócios, atraindo investidores e aumentando a quantidade de profissionais capacitados dentro dos quadros empresariais.
Logicamente que o programa de compliance não é algo de fácil implementação, devendo haver uma ação de profissionais capacitados que observarão os parâmetros legais e buscarão alternativas éticas para revisão de tudo aquilo que foi executado em momento anterior ao programa, bem como estabelecerão diretrizes que deverão ser executadas para que a empresa ganhe cada vez mais notoriedade como uma empresa ética e transparente.