Para a implementação do programa de compliance, um dos requisitos essenciais a serem observados é a due diligence.
Dentro do programa de compliance, a due diligence é um processo de diligência prévia focado na conformidade da empresa com as normas e regulamentações vigentes. Basicamente, a due diligence irá focar em realizar auditorias, análises, diagnósticos e consultas para verificar se uma determinada empresa parceira, fornecedor, representantes e distribuidores também estão em conformidade com os parâmetros estabelecidos internamente e se os mesmos não encontram problemas com outros parceiros negociais que possam acarretar problemas para a empresa.
Dessa forma, a due diligence é a parte responsável não só em olhar para os procedimentos internos na empresa, somadas às diretrizes e valores determinados e descritos no código de conduta e nos demais pilares do compliance, mas em olhar aqueles indivíduos que mantém, em qualquer grau, algum tipo de relação com a empresa, buscando parceiros comerciais que estejam em sintonia com a filosofia interna da empresa, com as leis e com as normas vigentes.
Vale destacar que a due diligence atua em conjunto com os outros pilares do compliance com o objetivo de obter para a empresa a segurança e confiabilidade tanto de seu procedimento interno quanto de seus parceiros.
Para que seja realizado o due diligence na empresa é necessária uma verificação e um mapeamento de todas as leis, normas, atos e regulamentações que farão parte do ambiente empresarial e que possam, de alguma forma, impactar na atividade profissional.
Além dessa avaliação, para a implementação do compliance será necessário um plano de ação visando auferir os riscos à atividade empresarial, a proteção quanto à reputação da marca perante o mercado de trabalho, a análise e prevenção de fraudes, a elaboração de um código de conduta, com todos os valores e princípios estabelecidos no ambiente empresarial, o treinamento e qualificação de seus funcionários para as atividades elaboradas pela organização, a criação de um canal de denúncias para identificar e combater as irregularidades existentes na empresa, entre outras ações.
Nesse contexto, é importante para a empresa implementar a due diligence para investigar mais a fundo todas as partes da implementação do programa em questão e manter todos os critérios e riscos do programa de compliance dentro de um radar, para buscar solucionar as problemáticas apresentadas da forma mais rápida possível.
O processo é pautado na investigação de documentos, banco de dados, pessoas e processos com o objetivo de reduzir a incerteza do negócio, visando dimensionar a viabilidade do negócio em um todo, não só verificando um dado da atividade empresarial.
Os profissionais responsáveis pela due diligence vão, a nível de regra, estabelecer algumas etapas para o funcionamento da due diligence dentro do programa de compliance.
Primeiramente, esses profissionais fazem um planejamento e uma abordagem inicial nos parâmetros da empresa com o foco de ajudar a pensar nas metas para o negócio, além de estabelecer contratos para a análise completa de documentos, arquivos, pessoas e todo material necessária para um mapeamento minucioso das informações empresariais. Há de se destacar que, profissionais responsáveis por essas áreas devem se dedicar, especialmente, a estabelecer acordos de confidencialidade e sigilo de informações, respeitando os dispositivos legais, como por exemplo a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), Lei de Licitações e Contratos (Lei nº 14.133/2021), entre outros.
Após o levantamento de todos os dados necessários para diagnosticar as informações empresariais, como livros contábeis, arquivos internos, contratos, entrevistas com funcionários, ferramentas de tecnologia desenvolvidas para verificação, há uma análise crítica de todos os dados, verificando e estudando informações, buscando analisar os riscos e oportunidades, tanto internas quanto em face de terceiros.
O último passo para inserir a due diligence em empresas será documentar toda a informação obtida para elaborar um planejamento estratégico com o objetivo de determinar as ações que serão tomadas para minimizar ou acabar com os riscos existentes, além de ações que visem aproveitar as oportunidades enxergadas para que a empresa passe a obter ganhos com elas.
A implementação da due diligence, portanto, faz a análise de toda a atividade empresarial e fará a ligação entre as informações trazidas nos planos elaborados ligados ao código de conduta e às políticas implementadas pela empresa para o plano prático, verificando se tais informações de fato estão sendo implementadas em seu ambiente e verificando também se seus parceiros comerciais estão em conformidade com aquilo que a emprega prega dentro de seu território, objetivando que a empresa se relacione com parceiros que tenham a mesma visam do mercado e a mesma transparência perante o mercado.
Com a correta implementação da due diligence, diversos serão os departamentos beneficiados pela análise, como por exemplo, o setor de planejamento estratégico, recursos humanos, gestão de produtos e fornecedores e controladoria.
Portanto, toda empresa que busque implementar um programa de compliance da forma adequada, deve, obrigatoriamente, ter uma boa due diligence, que irá servir de ferramenta de verificação prévia para que haja uma tomada de decisão através da análise do maior número de documentos e informações possíveis, tanto internas quanto externas, visando aumentar o índice de confiabilidade empresarial. Além disso, a due diligence cuidará de verificar qual a reputação de todo e qualquer parceiro comercial que venha a negociar com a empresa, para que ela estabeleça relações com aqueles que passem o grau de confiabilidade e a segurança desejada para que a empresa reduza seus riscos e potencialize os seus ganhos.