A contratação de uma empresa terceirizada para prestação de serviços é uma realidade cada vez mais comum nos condomínios.
Portaria, limpeza, jardinagem, manutenção, segurança e outros serviços frequentemente são executados por trabalhadores contratados por empresas especializadas.
A terceirização, por si só, é uma alternativa legítima de organização da atividade do condomínio. O problema surge quando o condomínio contrata a empresa, mas deixa de acompanhar a forma como essa prestação de serviços é realizada.
Isso porque a contratação de uma terceirizada não significa que o condomínio possa simplesmente “lavar as mãos” em relação às obrigações trabalhistas.
Em determinadas circunstâncias, caso a empresa prestadora de serviços não cumpra suas obrigações e seja reconhecida judicialmente a responsabilidade do tomador, o condomínio poderá ser chamado a responder subsidiariamente pelos créditos trabalhistas.
E é justamente nesse ponto que a fiscalização assume papel fundamental.
O que significa responsabilidade subsidiária?
A responsabilidade subsidiária significa, em termos práticos, que o condomínio poderá ser chamado a pagar os créditos reconhecidos ao trabalhador caso a empresa terceirizada, que é a empregadora, não cumpra a obrigação.
Isso não transforma o condomínio em empregador dos trabalhadores terceirizados.
A relação de emprego continua sendo mantida com a empresa contratada.
Entretanto, a responsabilidade subsidiária do tomador pode surgir em razão da contratação e, especialmente, da ausência ou insuficiência de fiscalização das obrigações relacionadas à prestação dos serviços, conforme o caso concreto e a jurisprudência aplicável.
Por isso, é um erro pensar que basta inserir no contrato uma cláusula dizendo que “todas as obrigações trabalhistas são de responsabilidade exclusiva da terceirizada”.
Essa cláusula é importante, mas não substitui a fiscalização.
O condomínio precisa fiscalizar o empregado terceirizado?
Aqui é necessário fazer uma distinção importante.
Fiscalizar a terceirização não significa administrar diretamente os empregados da empresa contratada.
O condomínio não deve assumir o papel de empregador, determinando diretamente férias, aplicando advertências, controlando a rotina individual do trabalhador ou exercendo poderes típicos de subordinação.
A fiscalização deve ocorrer principalmente sobre a empresa prestadora de serviços e o cumprimento das obrigações assumidas no contrato.
O objetivo é verificar se a empresa contratada está cumprindo suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e contratuais.
Em outras palavras:
o condomínio deve fiscalizar o contrato, e não dirigir o trabalho dos empregados da terceirizada.
Essa diferença é fundamental.
O que deve ser fiscalizado?
A fiscalização deve ser estruturada e documentada.
Não é suficiente que o síndico pergunte informalmente ao responsável pela terceirizada se “está tudo certo”.
É recomendável estabelecer um procedimento periódico para recebimento e análise de documentos.
Entre os documentos que podem ser solicitados, conforme a natureza e o contrato dos serviços, estão:
- relação atualizada dos trabalhadores alocados no condomínio;
- comprovantes de pagamento dos salários;
- comprovantes de recolhimento do FGTS;
- comprovantes de recolhimentos previdenciários;
- comprovantes de concessão e pagamento de férias;
- comprovantes de pagamento do 13º salário;
- documentos relacionados às rescisões dos empregados desligados;
- comprovantes de benefícios previstos em lei ou norma coletiva;
- certidões e documentos fiscais e previdenciários da empresa, quando pertinentes;
- documentos de saúde e segurança do trabalho aplicáveis à atividade;
- comprovação de treinamentos e entrega de EPIs, quando cabíveis.
A documentação deve ser adequada ao serviço contratado e ao nível de risco.
Não existe uma lista universal que deva ser aplicada indistintamente a todos os contratos.
Uma empresa que presta serviços de limpeza possui riscos e obrigações diferentes de uma empresa contratada para realizar manutenção elétrica, por exemplo.
A fiscalização precisa ser documentada
Esse talvez seja um dos pontos mais importantes para o condomínio.
Não basta fiscalizar.
É necessário conseguir demonstrar que fiscalizou.
Imagine que, dois anos depois, um trabalhador ajuíze uma reclamação trabalhista contra a empresa terceirizada e inclua o condomínio no polo passivo.
Durante o processo, não será suficiente afirmar que o síndico “sempre acompanhou a situação”.
Será muito mais relevante apresentar documentos que demonstrem uma rotina efetiva de fiscalização.
Por isso, o condomínio deve manter um dossiê de fiscalização da terceirização, preferencialmente organizado por empresa contratada e por período.
Nesse arquivo podem constar:
Contrato + documentos da empresa + documentos trabalhistas periódicos + notificações + respostas da terceirizada + comprovantes de regularização + relatórios de fiscalização.
Isso transforma uma alegação de fiscalização em uma evidência concreta de que ela efetivamente ocorreu.
E se a terceirizada apresentar irregularidades?
Esse é outro ponto essencial.
Fiscalizar não significa exigir documentos e arquivá-los sem qualquer análise.
Se o condomínio identificar uma irregularidade, é importante estabelecer um procedimento de resposta.
Por exemplo:
1. Identificação da irregularidade
O condomínio identifica que determinado documento não foi apresentado ou que existe alguma inconsistência.
2. Notificação da terceirizada
A empresa é formalmente comunicada e deve apresentar esclarecimentos ou regularizar a situação.
3. Fixação de prazo
Quando possível, deve ser estabelecido prazo razoável para apresentação do documento ou correção da irregularidade.
4. Registro da resposta
A resposta da empresa deve ser arquivada juntamente com a documentação.
5. Reincidência
Se a irregularidade persistir, o condomínio deve avaliar as medidas previstas no contrato, inclusive eventual aplicação de penalidades ou rescisão contratual.
Essa sequência é muito mais eficiente do que simplesmente descobrir a irregularidade quando o processo trabalhista já foi ajuizado.
A fiscalização também ajuda na escolha da terceirizada
A prevenção começa antes da assinatura do contrato.
Um dos maiores erros é escolher a empresa terceirizada exclusivamente pelo menor preço.
Uma proposta significativamente mais barata pode parecer vantajosa no primeiro momento, mas pode esconder uma estrutura empresarial incompatível com o serviço contratado, problemas financeiros ou práticas que aumentem o risco trabalhista.
Antes da contratação, é recomendável realizar uma análise mínima da empresa.
Entre os pontos que podem ser avaliados estão:
- tempo de existência da empresa;
- capacidade econômica e estrutura operacional;
- quantidade de empregados;
- experiência no segmento;
- existência de processos trabalhistas relevantes;
- histórico de cumprimento das obrigações trabalhistas;
- regularidade fiscal e previdenciária;
- referências de outros clientes;
- compatibilidade entre o preço contratado e o custo real da operação.
O objetivo não é eliminar completamente o risco.
É realizar uma due diligence mínima da prestadora, evitando que o condomínio contrate uma empresa aparentemente incapaz de cumprir as obrigações decorrentes do próprio contrato.
A fiscalização deve estar prevista no contrato
Outro aspecto importante é transformar a fiscalização em obrigação contratual.
O contrato de terceirização deve estabelecer, de forma clara:
- quais documentos deverão ser apresentados;
- periodicidade da apresentação;
- prazo para regularização de inconsistências;
- possibilidade de auditoria documental;
- obrigações relacionadas à saúde e segurança;
- responsabilidade da empresa pela gestão dos empregados;
- obrigação de comunicar substituições e desligamentos;
- consequências do descumprimento contratual;
- possibilidade de retenção ou outras medidas contratuais, quando juridicamente adequadas.
Quanto mais claro for o procedimento, mais fácil será para o condomínio exercer uma fiscalização efetiva.
O condomínio não deve assumir a gestão dos empregados
Existe, entretanto, uma linha que não pode ser ultrapassada.
O condomínio deve fiscalizar a empresa contratada, mas não deve transformar essa fiscalização em gestão direta dos trabalhadores.
Por exemplo, em regra, não cabe ao síndico:
- aplicar advertências diretamente ao empregado terceirizado;
- determinar férias;
- autorizar faltas;
- controlar diretamente a jornada;
- determinar punições disciplinares;
- realizar pagamentos;
- contratar ou dispensar trabalhadores da terceirizada;
- dar ordens que caracterizem subordinação direta.
Se houver problemas com o trabalhador, a comunicação deve ser direcionada à empresa contratada, que é quem possui o poder de direção sobre seus empregados.
A fiscalização adequada, portanto, precisa encontrar um equilíbrio: fiscalizar suficientemente para demonstrar diligência, sem assumir a posição de empregador.
Um procedimento simples para o condomínio
Uma política de fiscalização pode ser organizada em quatro etapas:
Antes da contratação
Análise da empresa, documentação, capacidade econômica e histórico.
Durante a execução do contrato
Recebimento periódico dos documentos trabalhistas e acompanhamento da prestação dos serviços.
Diante de irregularidades
Notificação formal, prazo para correção e acompanhamento da regularização.
Ao final do contrato
Conferência das obrigações pendentes e arquivamento de toda a documentação.
Esse procedimento pode ser adaptado ao tamanho do condomínio, ao número de trabalhadores terceirizados e ao grau de risco da atividade.
Prevenção é mais barata do que defesa judicial
O custo de uma política organizada de fiscalização é, normalmente, muito menor do que o custo de administrar um passivo trabalhista criado por uma terceirização mal gerenciada.
E existe outro aspecto importante: a documentação produzida durante a execução do contrato pode ser extremamente relevante em eventual reclamação trabalhista.
A pergunta que o condomínio precisa fazer não é apenas:
“A empresa terceirizada está cumprindo suas obrigações?”
É também:
“Se amanhã houver uma reclamação trabalhista, conseguiremos demonstrar que fizemos tudo aquilo que razoavelmente estava ao nosso alcance para fiscalizar a contratação?”
Essa mudança de perspectiva é fundamental.
Conclusão
A terceirização pode ser uma ferramenta legítima e eficiente para a administração condominial.
Mas terceirizar não significa ignorar.
O condomínio que contrata uma empresa terceirizada deve estabelecer critérios para a escolha da prestadora, inserir mecanismos de fiscalização no contrato, acompanhar periodicamente o cumprimento das obrigações e, principalmente, documentar todas essas providências.
Ao mesmo tempo, deve preservar a autonomia da empresa terceirizada na gestão de seus empregados, evitando assumir poderes típicos do empregador.
A boa gestão da terceirização está justamente nesse equilíbrio: fiscalizar o contrato sem assumir a gestão dos empregados.
Para o condomínio, a prevenção trabalhista começa muito antes de uma reclamação chegar à Justiça do Trabalho.